《文件材料歸檔范圍》和《保管期限表》的編制方法
　　
　　為便于各單位正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用，使鑒定工作便于操作，避免隨意性，立檔案單位應根據國家檔案局有關規定結合具體的工作職能和各部門工作實際，制定本單位的《文件材料歸檔范圍和保管期限表》。并報經同級檔案行政管理部門審批。
　　
　　一、本單位文件材料的編制范圍的制定。要體現本單位所有門類的文件材料，門類之間不能混，文書檔案、會計檔案、科技檔案、專業檔案、聲像檔案、實物檔案都應獨立制定明確的歸檔范圍和保管期限表。所以這項工作應涵蓋機關各部門，不漏掉任何部門和工作環節。
　　
　　二、制定編制工作方案。制定編制本機關文件材料歸檔范圍和保管期限表的工作方案，是做好編制工作的前提。編制工作方案一般要與本單位檔案分類方案結合起來。比如，一個單位的檔案分類采取的是年度——機構——保管期限的分類方法，在編制工作方案時，就要按單位內部各個部門一個一個地編制，最后形成一個總表。這種編制方法與以往一個單位編制一個籠統的歸檔范圍和檔案保管期限表相比，更具有針對性和實用性。
　　
　　三、掌握編制工作方法。深入實際、調查研究、系統歸納是做好編制工作的原則和方法。各單位檔案部門要與本單位其他工作部門密切配合，認真調查各工作部門形成的文件材料范圍，確定文件材料的種類，與各工作部門認真研究，參照國家檔案局8號令、國家檔案局10號令及有關業務檔案規范的內容，確定哪些文件應該歸檔，并一一列出清單，共同研究確定文件材料的歸檔和不歸檔范圍，最終匯總成為本單位的文件材料歸檔范圍及保管期限表。但不能照搬照抄，應結合本單位的實際，突出職能特色。各單位其他門類檔案的保管期限表要按照有關國家規定的保管期限執行。
　　
　　四、制定歸檔范圍的具體要求。歸檔范圍條款表述宜細不易粗。
　　
　　條目越具體越詳細越好，主觀隨意性越小越好。例如：“召開業務工作會議”，如果作為一款，太過于籠統，應將其細化，把具體召開的什么業務工作羅列出來，應改為：
　　
　　1本單位主持或組織召開的全市國有資產監督管理工作會議的文件材料
　　
　　1.1會議的請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要永久
　　
　　1.2會議的典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報30年
　　
　　詳細的歸檔范圍易于今后計算機管理。
　　
　　本單位的《文件材料的歸檔范圍和保管期限表》一經審核確定并通過審批，就成為機關檔案工作的規范性文件，就要嚴格執行，不得人為的隨意更改，確保檔案保管期限劃分的準確性。如果單位內部機構或工作職能發生變化，那么單位編制的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表也要作相應調整。調整后的單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表也要經同級檔案行政管理部門審查同意后方可執行。
　　
　　示例：
　　
　　阜陽市交通局
　　
　　機關文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限表
　　
　　根據阜陽市機構編制委員會[2004]84號文件精神，市交通局設置了辦公室、人事教育科、財務審計科、工程技術科、綜合運輸計劃科、法規科、交通戰備辦公室、機關黨委、工會、監察室?，F根據內設機構主要職能范圍和交通工作特點，編制本機關文件材料歸檔范圍和保管期限表。
　　
　　本表采用機構下按問題分類。
　　
　　一、機關黨委
　　
　　1、局機關黨委組織和黨員思想政治建設方面的文件材料。
　　
　　1.1有關思想政治建設、教育管理和監督方面形成的重要規定、辦法。（永久）
　　
　　1.2黨員學習、中心組學習等方面的文件材料。（30年）
　　
　　2、入黨積極分子培訓教育，黨員發展等工作的文件材料。（永久）
　　
　　3、黨員年度統計報表。黨員組織關系的介紹信存根。（永久）
　　
　　4、局機關黨員廉政建設、黨紀、政紀教育方面的文件材料。及轉發上級黨組織的有關文件材料。（30年）
　　
　　二、辦公室
　　
　　1、市交通局黨組會議、局長辦公會議、局領導主持召開的專題辦公會議等會議的記錄、紀要。（永久）
　　
　　2、省、市政府及有關部門對市交通局的重要批示、指示。（永久）
　　
　　3、對人大代表議案、政協委員提案的答復意見。（永久）
　　
　　4、年度和年度以上的工作計劃、總結文件材料。
　　
　　4.1本機關起草的全局性的。（永久）
　　
　　4.2下級機關報送的。（10年）
　　
　　5、本機關編寫的大事記、組織沿革。（永久）
　　
　　6、印信啟用和作廢文件材料。（永久）
　　
　　7、局機關辦公用房、職工宿舍土地征用、規劃、建設等相關文件材料。（永久）
　　
　　8、本局與有關單位簽訂的相關合同、協議、議定書等文件材料。
　　
　　8.1重要的。（永久）
　　
　　8.2一般的。（10年）
　　
　　9、辦公室起草的局領導講話和重要文件、報告。（30年）
　　
　　10、全市交通工作會議文件材料。（30年）
　　
　　11、負責起草的本機關工作規章、簡報、工作信息等材料。（10年）
　　
　　12、負責督查督辦的，有處理結果的人民來信來訪形成的文件材料。
　　
　　12.1有領導重要批示和(重大影響)處理結果的。(永久)
　　
　　12.2有一般處理結果的。（30年）
　　
　　13、本機關物資采購計劃、審批手續、招標投標、購置等文件材料，機動車保險、事故、轉讓等文件材料。（30年）
　　
　　14、職工住房分配、出售的規定、方案、細則。（30年）
　　
　　15、注*與8合并。
　　
　　三、人事教育科
　　
　　1、本機關及直屬單位機構設置、編制管理、人事調配方面的文件資料。（永久）
　　
　　2、領導干部選拔、考核、任免等方面的文件材料（永久）。
　　
　　3、后備干部的選拔、調整、考核、培養與交流，非領導職位的審批工作等方面的文件材料（永久）。
　　
　　4、干部、職工人事信息管理、工資統計工作及年度考核匯總表。
　　
　　4.1全市交通系統年報。（永久）
　　
　　4.2二級機構年報（30年）
　　
　　5、干部、職工錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料。（永久）
　　
　　6、有關人員處分文件材料：
　　
　　6.1受到警告（不含）以上處分的。（永久）
　　
　　6.2受到警告處分的。（30年）
　　
　　7、專業技術人員職稱管理方面：
　　
　　7.1任職資格的通知、批復。（永久）
　　
　　7.2一般性文件。（10年）
　　
　　8、全市交通系統職工教育、培訓規劃等相關文件材料。（30年）
　　
　　9、本系統出國人員政審工作的相關文件材料。（30年）
　　
　　10、援藏、扶貧人員和軍轉干部安置等方面的文件材料。
　　
　　10.1涉及具體人員安置的材料。（永久）
　　
　　10.2有關政策性的參考文件。（30年）
　　
　　11、本機關及二級機構勞動工資指導工作、局機關勞動工資管理方面的文件材料。（30年）
　　
　　12、本機關制發的一般性文件材料。（10年）
　　
　　13、非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料。（10年）
　　
　　四、財務審計科
　　
　　1、本機關財務管理制度、辦法、規定等文件材料。（30年）
　　
　　2、本機關財務預算、決算、及編制和各種財務報表（放入會計檔案,并按“會計檔案保管期限表執行”）。
　　
　　3、本機關制定下發的交通系統內部財務管理、票證管理、會計核算辦法等文件材料。（永久）
　　
　　4、有關財務收支情況審計報告；領導干部任期、離任財務審計報告。（永久）
　　
　　5、交通基礎設施建設工程決算財務報告材料。（永久）
　　
　　6、省廳、市財政審計部門有關工作的文件材料：
　　
　　6.1重要的。（永久）
　　
　　6.2需要貫徹執行的。（10年）
　　
　　7、本機關下發的一般事務性文件材料。（10年）
　　
　　五、工程技術科[注：此科只有少數管理性文件放入文書檔案里，多數內容要放入基建工程檔案里，具體內容參見“基建檔案保管期限表”并按此執行]
　　
　　1、重大工程建設項目方案、開（竣）工請示、報告。（永久）
　　
　　2、交通基礎設施產權、管養主體的請示、批復。（永久）
　　
　　3、上級、本機關編制的工程建設實施方案。（永久）
　　
　　4、對交通基礎設施設計方案方案調整、修改的請示、批復、通知。（永久）
　　
　　5、部、省、市對工程施工單位、人員資質認定的文件材料。（30年）
　　
　　6、工程建設、質量監理委托材料文件。（30年）
　　
　　7、工程建設招投標管理文件材料。（30年）
　　
　　8、工程建設期間采取交通管制的請示、批復、通告。（10年）
　　
　　9、一般性工作的通知、通報、請示、匯報等文件材料。（10年）
　　
　　六、綜合計劃運輸科
　　
　　1、上級單位制發的交通基礎設施建設中長期規劃和年度計劃。（永久）
　　
　　本單位編制的交通行業中長期發展規劃、固定資產投資計劃、交通統計年報。（永久）
　　
　　2、交通建設、安全生產目標管理方面。
　　
　　2.1本機關與上級機關簽訂的。（永久）
　　
　　2.2本機關與下級機關簽訂的。（30年）
　　
　　3、編制的突發性應急預案文件材料。（永久）
　　
　　4、全市公路、車站、港口、碼頭新建、改（擴）建項目請示、報告、批復。（永久）
　　
　　5、公路、水路運輸市場管理文件材料。
　　
　　5.1票價、運價、維修費用、駕培費用的文件材料。（30年）
　　
　　5.2一般性管理的文件材料。（10年）
　　
　　6、有關單位制發的需要貫徹執行的。（10年）
　　
　　七、法規科
　　
　　1、上級機關下發的、本機關起草的有關交通經濟政策和行業法規的文件材料。（永久）
　　
　　2、對交通法規和重要規章的解釋和咨詢的文件。（永久）
　　
　　3、審核交通局對外發布的規范性文件，辦理規范性文件的報備和清理工作的文件材料。（永久）
　　
　　4、全市交通行政執法人員業務培訓計劃，證件領（換）發的文件材料。（30年）
　　
　　5、交通行政執法工作中形成的行政復議、訴訟、國家賠償、整改通知等文件材料。
　　
　　5.1重要的。（永久）
　　
　　5.2一般的。（30年）
　　
　　6、有關單位一般性業務文件材料。（10年）
　　
　　八、交通戰備辦公室
　　
　　1、上級有關國防交通工作的文件材料。（永久）
　　
　　2、編制的交通戰備規劃、計劃、戰時交通保障預案的文件材料。（永久）
　　
　　3、編制的全市交通預備役組織機構、人員編制、設備編制材料。（永久）
　　
　　4、一般業務性的通知等文件材料。（10年）
　　
　　九、監察室
　　
　　1、局管單位黨政領導班子和領導干部貫徹執行黨的路線、方針政策和國家法律法規的相關文件。（永久）
　　
　　2、報市紀委、監察局及交通廳黨組監察室的請示、報告等。（永久）
　　
　　3、干部違紀違法案件和其他重要案件受理、調查、核實、審理和提出的處理意見的文件材料。（永久）
　　
　　4、黨風廉政建設責任制考核情況文件材料、統計報表。（永久）
　　
　　5、紀檢監察工作中形成的綜合性報告、調查材料。（永久）
　　
　　6、紀檢監察會議籌備、業務培訓工作的文件材料。（30年）
　　
　　7、轉發省、市有關紀檢監察工作的文件材料。
　　
　　7.1重要的。（30年）
　　
　　7.2一般的。（10年）
　　
　　8、政風、行風監督、評比的文件材料。（10年）
　　
　　十、工會
　　
　　1、工會工作報告、換屆選舉結果。工會會員名冊。（永久）
　　
　　2、評選先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料。
　　
　　2.1受縣級（含）以上表彰、獎勵的。（永久）
　　
　　2.2受縣級以下表彰、獎勵的。（30年）
　　
　　2.3本機關內部表彰、獎勵文件材料及同級機關為加強行業管理所進行的年度工作表彰、獎勵文件材料。（10年）
　　
　　3、文明創建工作。（10年）
　　
　　4、計劃生育工作。
　　
　　4.1有關政策、法規及規章、制度文件材料。（永久）
　　
　　4.2一般業務性的文件材料。（10年）