第一步：文件材料的收集
1、收集的要求：
（1）文件材料應當齊全完整，并符合長久保管的質量要求。
（2）文件材料應當精練準確，并反映立檔單位的主要職能。
（3）檔案機構要加強對收集工作的監督指導。
（4）及時移交應歸檔的文件材料。
2．收集的方法：
（1）嚴格按照歸檔范圍進行收集。
（2）建立相關制度，加強對零散文件的收集。
（3）明確具體人員職責，保證歸檔文件材料齊全完整。
（4）做好平時收集工作。
3．收集的范圍和重點：
收集的范圍和歸檔范圍是一致的，重點是本機關自己形成的重要文件材料，上下級機關和其它機關針對本機關主管業務有密切聯系的文件材料。
（1）立檔單位要建立健全收發文登記制度，有完整的收文登記本、發文登記本、印章登記本、依據歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。
（2）檢查本單位在年度工作中產生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如①會議材料：本單位年度工作會議材料（總結、計劃）、表彰材料，專業會議材料，代表發言材料；本單位在上級工作會議上發言、匯報、經驗材料、典型材料、交流或發表論文、考察報告。②綜合材料：會議記錄本（黨委、黨組會議，行政、辦公會議）等；各類花名冊、登記簿（干部職工、黨員、專業技術人員等花名冊及主要業務工作登記簿）；年報表（業務、黨員、人事勞資等各種統計報表）；各種介紹信及存根（黨團組織關系、干部調動、行政事務等）、協議、合同等。
（3）不論“紅頭文件”還是“白頭文件”都是本單位工作過程中形成的文件材料，均屬于立檔單位應收集的范圍（參見國家檔案局8號令（附后）制訂本單位的《文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》） 。
第二步：判斷文件材料是否歸檔
1、制定本單位《文件材料歸檔和不歸檔范圍》：立檔單位依照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號），制定本單位《文件材料歸檔和不歸檔范圍》，依照此范圍，剔除不應歸檔的文件材料，剩下的就是本單位應歸檔的文件材料，必須進行歸檔。不歸檔的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本單位的發文及部分收文的重份文件。②普發性文件。主要指上級、本級非隸屬單位給本單位的普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎勵非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。③未生效文件。如本單位代上級機關起草的未成為正式文件的稿本等。
2、歸檔判斷應注意的幾個問題：
（1）以文件材料為主，不是“有收必歸”。
（2）以文件材料價值為主，不是“有文必檔”。
（3）歸與不歸，不能只看有無紅字版頭和文號。
（4）以本機關為主，不是“外機關都不要”。
（5）要注意宏觀文件，也要注意微觀文件材料。
3、因為現在文書檔案整理執行的標準是《歸檔文件整理規則》（后面簡稱《規則》），所以在歸檔前要明確《歸檔文件整理規則》的幾個概念、歸檔文件整理的原則。
（1）歸檔文件：“歸檔文件”指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。
（2）件：“件”即歸檔文件的整理的計算單位。一般以每份文件為一件，同時還要重點注意以下具體情況對“件”的界定：
①文件正對本與定稿為一件　　　　
②正文與附件為一件
③轉發文與被轉發文為一件　　
④原件與復制件為一件
⑤來文與復文可為一件（或2件）
⑥文件處理單與文件為一件
⑦報表、名冊、圖冊等每冊（本）為一件
（3）歸檔文件整理的原則：《規則》確定了歸檔文件的整理原則，即遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。
第三步：歸檔文件的分類
1、選擇分類方法，編制分類方案：《規則》提供了年度、保管期限、機構(問題)3種分類方法，在機關檔案室的實際工作中，常用的分類方案有：年度——保管期限分類法；保管期限——年度分類法（這2種為敘述方便暫且稱為兩級分類法）；保管期限——年度——機構（內部科室）分類法；年度——機構——保管期限分類法；問題——年度——保管期限分類法等（這3種為敘述方便暫且稱為三級分類法）。
2、介紹幾種常用的分類方案
（1）、年度——保管期限分類法（兩級分類法）
即先將歸檔文件按年度分類,再在年度下面按保管期限分開。這種分類方法特別適用于內部機構設置簡單的中小機關,或者每年形成文件數量不是太多的機關,以及小型的事業單位。如：阜陽市***律師事務所每年形成的文書檔案就按此方案整理（件號的編制方法就為：每年一個保管期限一個流水號，每年要有3個流水號）
2008年:永久： (1、2、3、4、5、6、------件號從1編到n）
       30年： (1、2、3、4、5、6、------件號從1編到n）
       10年： (1、2、3、4、5、6、------件號從1編到n）
2009年:永久： (1、2、3、4、5、6、------件號從1編到n）
       30年： (1、2、3、4、5、6、------件號從1編到n）
       10年： (1、2、3、4、5、6、------件號從1編到n）
2010年:永久： (1、2、3、4、5、6、------件號從1編到n）
       30年： (1、2、3、4、5、6、------件號從1編到n）
       10年： (1、2、3、4、5、6、------件號從1編到n）
（2）、保管期限——年度分類法（兩級分類法）
即先將歸檔文件按保管期限分類,再在保管期限下面按年度分類。這種分類方法同樣適用于內部機構設置簡單的市、縣（區）直、
鄉鎮機關,或者每年形成的文件數量少的機關單位。此時分類方案為:
永久:  2001年、2002年、  2003年……
     (件號1-n)  (件號1-n)   (件號1-n)
30年:  2001年、2002年、2003年……
10年:  2001年、2002年、2003年…………
（3）、保管期限——年度——機構（內部科室）分類法（三級分類法）
即先將歸檔文件按保管期限分類,每個保管期限下按年度分類,再在年度下面按機構分類。這種分類方法同樣適用于內部機構雖有變化但不復雜的立檔單位。如中直機關、省直機關、及市（縣）區大中型機關或形成文件數量多的機關，此時分類、排列方法為:
永久：  2001年 辦公室（件號：1～ｎ）、法規處（件號：1～ｎ）、業務處（件號：1～ｎ）- --------           
　　2002年辦公室（件號：1～ｎ）、法規處（件號：1～ｎ）、業務處（件號：1～ｎ）- ---------
　　2003年辦公室（件號：1～ｎ）、法規處（件號：1～ｎ）、業務處 （件號：1～ｎ）- --------             
     2004年同上---------
30年：2001年辦公室（同上）、法規處、業務處……
    2002年辦公室、法規處、業務處………
   2003年……
10年 :2001年辦公室、法規處、業務處……
   2002年辦公室、法規處、業務處………
   2003年……
（4）、問題——年度——保管期限   分類法（三級分類法）
企業或大的事業單位采用此分類法，要先按黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理各類分開，在每個類別里，把每一年度的按永久、3O 年、10 年 分類。
黨群工作類（0）   2007年   永  久， 30　年，　10　年
               （件號） 　1～ｎ，　1～ｎ，　 1～ｎ
                 
2008年    永  久， 　30　年， 　10　年
   （件號）　 1～ｎ，　　1～ｎ，　   1～ｎ
                 
2009年    永  久， 　30　年， 　10　年
   （件號）　 1～ｎ，　　1～ｎ，　   1～ｎ
 
行政管理類（1）                        同      上
經營管理類（2）                        同      上   
生產技術管理類（3）                     同      上
 
3、對歸檔文件進行實體分類
根據上述掌握的分類方法及確定的分類方案對歸檔文件進行實體分類操作。選擇兩級分類法方案的，先分好年度，再將每年的歸檔文件按已編制好的《文書檔案保管期限表》進行保管期限分類，準確劃分保管期限，分為永久、30年、10年即可。若是選擇三級分類法方案的，先分年度、分機構（問題），在同一機構（問題）內再分保管期限。
 
第四步：歸檔文件的排列
歸檔文件的排列是在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度、形成者等將歸檔文件排定先后次序的過程。不可直接按收發文號、時間進行排列，歷年排列順序要相對固定。
１、排列的原則：
事由原則（文件材料的內容相同或相近的排列在一起），  對歸檔文件的排列,《規則》強調了"事由原則",即同一事由的相關文件應當排列在一起。這里的事由是一個比較原則性的概念,可以是指一件具體的事,或一個具體的問題,或一段較緊密的工作過程等等。通過界定"事由",使密切相關、參照性強的文件材料排列在一起
２、排列的方法：
    在堅持事由原則下按文件材料形成時間、重要程度、形成者等排列的不同方法。
(1)同一事由內歸檔文件的排列：
A、按時間先后順序：時間早—排前；時間晚－排后
 
B、按重要程度排列：重要的—在前；次要的—在后
 
(2)不同事由間歸檔文件的排列
A、按時間排列
B、按重要程度排列
C、按責人者（承辦者）排列
D、按問題排列
3、排列時應注意的問題：
（1）按分類方案執行
（2）不可直接按收、發文號、時間排列
（3）“隨辦隨歸”要先全的先整理
（4）“零”頭文件的排列——排列在有關類別的最后
 
第五步：加蓋歸檔章及編號（編制歸檔號）
編制歸檔號就是將歸檔文件在全宗的位置標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明，目的是為了固定分類體系、排列體系，也為保管和實體查找利用提供條件。
1、歸檔章各項目的設置：
      →全宗號、年度、保管期限、件號    和機構（問題）
                    必填項              選擇項
2、加蓋歸檔章及填寫用筆要求：依據分類方案和排列順序逐“件”蓋章，蓋在每“件”的，首頁--上端--居中--空白處，可附紙，要用紅色印泥，填寫要用碳素墨水，不可用紅、藍墨水、圓珠筆、鉛筆等不規范用筆。
 

3、各項目的編制及填寫要求
?全宗號：是檔案館給每個立檔單位的代號，如阜陽市工商局是J085，在歸檔章上如實填寫J085，也可以直接刻在歸檔章上面
‚年度：用四位阿拉伯數字數填寫歸檔年度，不得省落，如2002不得填為02
ƒ保管期限：根據鑒定好的期限如實填寫：永久、30年、10年
④室編件號：是各單位將歸檔文件在分類體系的最低一級類目內的排列順序號，要按歸檔文件排列好的順序從“1”開始編起、標注，不得重號、漏號。（參見前面分類方案）
如采用：年度——保管期限，兩級分類法，室編件號就是在同一年度內按3個保管期限分別編3個流水號。如：2010年**局的歸檔文件，室編件號為
  永久：1、2、3、4、5………………68---(從1編到n)
  30年：1、2、3、4、5………………102---(從1編到n)
  10年：1、2、3、4、5………………55----(從1編到n)
如采用；年度——機構（問題）——保管期限，三級分類方案的單位，每年，每個機構（問題）都要按3個保管期限分別編3個流水號。
⑤館編件號：暫時空，不填寫，進館時由檔案館填寫。
⑥機構（問題）是選擇項，采用2級分類方案的單位不用填寫，采用3級分類方案的單位，應嚴格按照制定好了的分類方案中的類目（機構或問題）名稱準確填寫，如果名稱太長可采用通用規范的簡稱，不可濫用，要在分類方案中有注明。
 

（兩級分類法填寫式樣）
 

（三級分類法填寫式樣）
第六步：編制歸檔文件目錄
歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，即應按照分類、排列、編號的結果，逐類逐“件”編制目錄，各項目內容的填寫（錄入）要規范、準確。以下是歸檔文件目錄各項目的編制具體要求：
①件號：填寫歸檔章上對應的室編件號。
②責任者：填寫制發文件的組織或個人，即文件的發文機關署名者的名稱。填寫責任者使用全稱或通用簡稱，責任者多的可適當省略，原文上沒有的要經考證后補上。
③ 文號：填寫文件的發文字號，一般由機關代字、年度、順序號組成，要求照實抄錄，填寫完整，不得省略。如阜檔〔2011〕8號。
④題名：歸檔文件的標題。文件只有一個題名且能反映文件內容的（正題名），填寫時照實抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內容的，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒有題名或題名不規范的，可自擬標題，外加“[ ]”號。文件的附件獨立性強，正文標題不能反映附件內容時附件標題可一并抄錄，外加“（）”標注。在計算機輔助管理條件下，若題名較籠統，需要進一步細化著錄。
【特別提示：題名十分重要，是以后查找檔案時的最重要的要素，填寫時一般應照實抄錄。來文與復文作為一件，只對復文進行編目，題名后注明“（附請示）”；任免文件和表彰文件中本單位人員未列在題名中的，在題名后將本單位人員列出，原題名簡單的要重擬，這些補充的內容都要加“（）”】。
 ⑤日期：文件的形成時間，以8 位阿拉伯數字標注年月日，書寫方式不得省略，不能只寫月日，要寫全年月日，如20020809，不夠8位的補全8位，如1-9月用01、09 。
⑥頁數：填寫每一件歸檔文件中有圖文頁面的總數
⑦備注：注釋文件需說明的情況包括密級、破損、修改、補充、移出、銷毀等（一般情況下空著）。計算機文檔一體化管理系統中，備注項內可錄入其他內容，如機構或問題名稱、事由等。
 
歸檔文件目錄          保管期限：10年

歸檔文件目錄封面項目和目錄夾式樣
 
歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄編制成冊，應與分類方案相一致，一年裝訂成一本，亦可每年區分保管期限裝訂成三本，或每年區分機構（問題）裝訂成若干本，這要根據單位年度歸檔的數量來定。合訂成一本的目錄中內頁加目錄或用口取紙以區分保管期限和機構（問題）。歸檔文件目錄用紙封面尺寸采用國際標準A4 型。
①全宗名稱：立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。
②年度：文件形成年度。（注意不是整理年度）
③保管期限：對應歸檔文件的保管期限，填寫永久、30年、10 年。
④機構（問題）：根據分類方案，填寫對應歸檔文件的類目。
⑤歸檔文件目錄裝訂成冊，外封面可用檔案服務部統一制作的歸檔文件目錄夾。
在1號背脊上貼標簽，注明全宗號、年度、保管期限，放入目錄櫥柜中
 
第七步：歸檔文件的裝訂
裝訂這步程序可以平時進行，也可集中裝訂，歸檔文件應按“件”裝訂，根據前述界定好的“件”，以及編制的件號進行“一件號”一裝訂。
1、裝訂時要注意件內順序排列要求：正本在前，定稿（底稿）在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；復文在前，來文在后；漢文在前，少數民族文字在后；不同文字的文本，無特殊規定的，中文在前，外文在后；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。
2、裝訂的部位與對齊方式及注意事項：歸檔文件的裝訂要力求整齊、結實、美觀。一般來說采用左側裝訂的，裝訂時應以左、下邊對齊；采用左上角裝訂的，應以左、上邊對齊。裝訂時去掉金屬物，多使用縫紉機、線繩、固體膠等方式扎邊、粘貼或三孔一線法進行裝訂。
第八步：歸檔文件的裝盒
裝盒是將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，同時包括填寫盒封面、盒脊背、備考表等內容，各項目填寫要規范、準確。
1、裝盒的具體要求包括:
（1）不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒。
（2）不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒。
（3）分機構(問題)的情況下,不同機構(問題)形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。即使某些機構(問題)形成的文件數量少,裝不滿一盒時,也不宜將其混裝入其他檔案盒,而應通過使用不同厚度的檔案盒來解決。
2、裝盒時應注意以下問題:
（1）應視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒,盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個整體,站立放置時不至于使文件彎曲受損。有時某個類目的最后幾件文件不夠裝滿一個檔案盒應選用厚度較薄的檔案盒。
（2）檔案盒只是歸檔文件的裝具,不具備保管單位的作用。因此,并不要求同一事由的歸檔文件必須裝在同一檔案盒內,只須按照排列的先后順序依次裝盒;一盒裝滿后,順次裝入下一盒即可。
3、檔案盒盒脊項目及封面的填寫：
（1）封面應標明全宗名稱（即單位規范性名稱）。
（2）檔案盒在盒脊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號等必填項，設置機構（問題）選填項，用黑色或藍黑墨水加蓋印章或書寫，各項目內容的填寫要與歸檔章上的內容一致起來。
（3）起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號。
（4）盒號，一般機關檔案室不要求填寫，主要是為了方便檔案館進行排架、歸位和統計工作使用。
 
4、備考表的放置及填寫
備考表放在盒內所有歸檔文件之后,用以對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明。備考表是機關檔案部門對歸檔文件進行動態管理的有效措施。
備考表上設置的項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期,各項的填寫要求如下:
（1）盒內文件情況說明:填寫盒內歸檔文件需要說明的情況,包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況(如字跡模糊、缺損)等。
（2）整理人:填寫負責整理該盒歸檔文件的人員姓名,以明確責任。在其部門整理歸檔的機關,此項一般由該部門負責整理歸檔工作的人員填寫;在機關檔案室進行集中整理的機關,此項一般由檔案人員填寫。
（3）檢查人:填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。此項一般由機關檔案人員填寫,以示對整理質量的監督檢查;也可與機關內部機構負責人聯署,由其對文件材料歸檔的齊全完整情況進行監督檢查。
（4）日期:填寫歸檔文件整理完畢的日期?？梢允侨繗w檔文件整理完畢的日期,也可以是該盒歸檔文件整理完畢的日期。
第九步：入庫排架
歸檔文件整理完畢裝盒后，要進行上架排列，上架排列方法應與分類方案一致，排架遵循從上到下，自左至右的順序，要求整齊美觀。常用方法如下所示。          
1、兩級分類法的入柜排列上架
（1）保管期限——年度排列法
即先將所有已整理好的歸檔文件按保管期限分開,再在保管期限下面按年度分開排列。這種排列方法適用于內部機構設置簡單的市、縣（區）直、鄉鎮等有向檔案館移交的任務的機關單位，
此時入柜上架排列方法為:
永久:2001年、2002年、2003年……
30年:2001年、2002年、2003年……
10年:2001年、2002年、2003年…………
（2）年度——保管期限排列法
即先將已整理好的歸檔文件按年度分開,再在年度下面按保管期限排列。這種排列方法特別適用于內部機構設置簡單的基層單位,或者每年形成文件數量少的機關、事業單位。由于他們每年形成的文件材料數量不多，可采用此排列方法，便于實體管理，不需要經常倒架調整，此時如柜上架排列方法為:
2001年:(永久→30年→10年）→2002年（永久→30年→10年） →2003年（永久→30年→10年）→2004年（永久→30年→10年）
2、三級分類法的入柜排列上架
類目（問題）－年度－保管期限  排列法
企業采用此排列法，就是先按黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理各類分開，再把每個類里同一年度的永久、3O 年、10 年 排在一起上架入庫
黨群工作類（0）  2007年  永  久， 30年，　 10　年
                 （件號） 1～ｎ，　　1～ｎ，　1～ｎ
                 2008年  永 久     30年    10　年
                 （件號）　 1～ｎ，　1～ｎ， 1～ｎ
                 2009年   永  久， 30年， 　10　年
                 （件號）　1～ｎ，　1～ｎ，1～ｎ
 
政管理類      （1）        同上               
經營管理類     (2)         同上           
生產技術管理類（3）        同上